VOCÊ SABE DELEGAR??

DELEGAÇÃO: UMA AUTO-ANÁLISE

L.A.Costacurta Junqueira - Vice-presidente do Instituto MVC


Delegação é um conceito aparentemente claro, mas que, na prática, poucas pessoas aplicam. O desejo manifesto de delegar normalmente não corresponde a uma efetiva ocorrência de delegação, especialmente em tempos de crise, quando a centralização decisória tende a predominar. Dentro dessa linha, cremos que vale a pena examinar algumas das motivações positivas e/ou negativas da delegação. Elas funcionam como elementos facilitadores ou obstáculos ao processo.

MOTIVAÇÕES:

POSITIVAS: Treinar subordinados; motivar subordinados; obter tempo para tarefas mais nobres; aumentar a iniciativa dos subordinados; desenvolver a criatividade.

NEGATIVAS: Não gostar de tarefa; transferir tarefas com resultados que demoram a acontecer; delegar função de apreço pessoal pelo subordinado, não levando também em conta a competência; delegar por não conseguir executar a tarefa em tempo hábil.

É sempre bom lembrar que a tese por trás da delegação é a de transferir tarefas mais programáveis, picotadas, repetitivas, rotineiras, para liberar o Executivo/Gerente para atividades criativas, não-programáveis, que demandem maior concentração de tempo e profundidade de análise.

Outra questão envolvida com o ato de delegar e que vem causando grandes problemas é delegação de responsabilidade desacompanhada de autoridade.
Tudo pode ser feito pelo delegado, mas nada é decidido por ele. Quando isto ocorre, é comum aparecerem problemas como expectativas não realistas de parte a parte, interrupções freqüentes, conflitos interpessoais, e, conseqüentemente, maior perda de tempo.

NÍVEIS DE DELEGAÇÃO

Há seis níveis para delegação de autoridade. Cada um deles possui diferentes implicações para o tempo do Executivo.
Convidamos o leitor a analisar suas delegações, procurando enquadrá-las em cada um dos estágios ou graus de autoridade a seguir exemplificados:

1. "Vá em frente: nenhum contato comigo é necessário".
2. "Vá em frente: 'me informe' o que você fez"
3. "Vamos ver isso juntos: mantenha-me informado do que você pretende fazer; vá fazendo tudo, a menos que eu diga não"
4. "Vamos ver isso juntos: mantenha-me informado do que você pretende fazer; não faça nada até que eu aprove"
5. "Vamos ver isso juntos: traga-me alternativas de ação, argumentos favoráveis, recomende a melhor alternativa para minha aprovação";
6. "Vamos ver isso juntos: forneça-me todos os fatos; eu decidirei o que fazer".

A delegação eficiente sempre tenderá para o primeiro estágio. O sexto estágio praticamente representa a negação da idéia de delegação. O processo pode também sofrer uma involução, determinando uma diminuição do grau de autoridade já concedida, embora isto sempre deva acontecer em caráter temporário.

TESTE: VOCÊ SABE DELEGAR?

Deixando de lado as considerações referentes a graus de autoridade no processo de delegação, segue um rápido teste para que o leitor possa situar-se em termos de sua posição atual de delegante. Procure responder as questões de acordo com sua realidade e não pensando no que é ideal. Se tiver dúvidas sobre a resposta adequada, solicite a opinião de um subordinado.
Use as seguintes alternativas de resposta:
"SIM" (S),
"NÃO" (N),
"MAIS OU MENOS" (M).

1. Você tem um substituto eventual formalmente designado?
(S)
(N)
(M)

2. Quando você tira férias ou se ausenta do trabalho, a produtividade cai significativamente?
(S)
(N)
(M)

3. Você possui tendência para "assumir" tarefas que não lhe competem (especialmente aquelas que você executava como técnico antes de sua promoção a gerente)?
(S)
(N)
(M)

4. Seu critério usual para delegação é o de transferir para os subordinados as tarefas que gosta de executar?
(S)
(N)
(M)

5. Ao delegar é comum você usar a frase: "isto agora é com você, não quero mais ver este problema"?
(S)
(N)
(M)

6. Você tem sempre a convicção de que executa as tarefas melhor e mais depressa que seus subordinados?
(S)
(N)
(M)

7. Seus subordinados, mesmo depois de receberem qualquer delegação, tendem sempre a voltar a você para "dividir" a decisão?
(S)
(N)
(M)

8. Você sempre ou quase sempre aceita dividir com seus subordinados o "ônus" das decisões?
(S)
(N)
(M)

9. Você se considera um perfeccionista?
(S)
(N)
(M)

10. Você considera mais agradável executar diretamente as tarefas, em oposição a conseguir resultados através de terceiros?
(S)
(N)
(M)

11. Quando delega, você tende a conceder mais responsabilidades (atribuições) do que autoridade (mais coisas para fazer do que o poder de decisão sobre elas)?
(S)
(N)
(M)

12. Logo depois que você delega uma tarefa, é comum se impacientar quando procurado para esclarecer eventuais dúvidas?
(S)
(N)
(M)

13. Você costuma definir a forma de controle da delegação no momento em que ela é efetuada?
(S)
(N)
(M)

14. Além de delegar "o que fazer" você costuma definir com seus subordinados exatamente qual deva ser o caminho a ser seguido por eles (o "como fazer")?
(S)
(N)
(M)

15. Quando delega, você usualmente define prazos e limites da delegação, procurando fazê-lo de comum acordo seu grau de comprometimento?
(S)
(N)
(M)

16. No início do processo de delegação você sempre ou quase sempre procura deixar claro para seu subordinado sua disponibilidade para dirimir dúvidas eventuais (você tem consciência de que quem delega, a curto prazo, deve reservar tempo adicional para treinamento do subordinado)?
(S)
(N)
(M)






INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS:

. Atribua 1 ponto se respondeu SIM nas questões 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 e 14;
. Atribua também 1 ponto se respondeu NÃO nas questões 1, 13, 15 e 16;
. Atribua meio ponto às respostas M (mais ou menos).

Eis a chave de interpretação para suas respostas, bem como algumas sugestões para melhorar sua competência para a delegação:

· Entre 16 e 12 pontos: Você tem problemas sérios com seu esquema de delegação. Reveja suas prioridades, discuta com seus subordinados sugestões para delegar mais. Registre um dia todo de trabalho e analise as oportunidades de delegação.

· Entre 11 e 18 pontos: O problema existe. Não é tão sério, mas a situação pode piorar.

· Entre sete e 4 pontos: Você utiliza bem o instrumento delegação, mas sempre é possível melhorar.

· Entre três e 0 pontos: Você é um Executivo perfeito no que tange à delegação. Nossos parabéns. É meio caminho andado para a Presidência da Companhia.

LEMBRETES:
Qualquer que seja sua posição no teste lembre-se de que a delegação sempre pressupõe:

· Conhecimento exato de como você gasta seu dia de trabalho para poder relacionar o que é ou não delegável (a delegação exige uma comparação; tenha à sua mão o conjunto de atividades diárias, a comparação ficará mais fácil).

· Que você não perde poder delegando; pelo contrário, quanto maior o "poder de fogo" de seus subordinados, maior poder como Executivo você terá (você é "avaliado" pelos resultados de sua equipe e não apenas pelo que você faz).

· Que o erro é inerente ao processo de aprendizagem (e de delegação); admita erros dos subordinados, procure usar esses erros como instrumentos e oportunidades para treinamento.

· Que outras pessoas podem fazer seu trabalho tão bem, ou melhor, do que você. Experimente conceder a elas uma oportunidade.

Fonte: www.guiarh.com.br/z93.htm