ESTOQUES

IMPORTÃNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE DE MERCADORIAS PARA AS EMPRESAS COMERCIAIS

Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial é o estoque.

Essa importância advém não só de sua alta participação percentual no total do Ativo, mas também do fato de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou produtos vendidos.

Segundo Oliveira (1999, p.181), “o estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica”. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou transformados. O autor destaca ainda que “o tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que comercializa produtos, que é o nosso caso, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído de mercadorias”.

Assim sendo, a venda de estoques gera receita de vendas, custo de mercadorias ou produtos vendidos e estoque final.

O termo Custo de Mercadorias entende-se que é o preço pago pela mercadoria, acrescido de outras despesas para movimentação do estoque, deduzido os impostos recuperáveis e o valor de mercado. O principio básico é que o custo das mercadorias adquiridas deve compreender todos os gastos que a empresa realiza para adquiri-las e colocá-las em condições de serem vendidas.

Para uma empresa que compra e vende mercadorias, tais custos incluem o preço de compra e os gastos com transporte, recepção, inspeção e colocação nas prateleiras, além de custos administrativos associados ao controle dos estoques. (STICKNEY, 2001, P.340). Diante da existência do custo das mercadorias e do valor de mercado, surge a necessidade de escolher o menor valor para avaliar o estoque.

O problema para se chegar a essa conclusão, prende-se ao fato da empresa ter em estoque o mesmo produto adquirido em datas distintas, com custos unitários diferentes. Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida e quais unidades ficaram em estoque no final do período, a mensuração do custo das mercadorias vendidas e do estoque final não apresenta problemas.

A semelhança física entre unidades de alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a identificação de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque. Mesmo quando avanços na tecnologia permitem que a empresa acompanhe cada item de seu estoque, ela pode preferir não fazê-lo, dados os custos envolvidos. (STICKNEY, 2001, p.339).

Desta forma, surge a duvida sobre qual preço unitário deve ser atribuído a tais estoques na data do balanç Favaro. H.L.ett all (1997, p.219), destaca que: “o importante é que de acordo com os princípios contábeis (do custo original como base de valor), deve se trabalhar com os valores de aquisição (entradas) das mercadorias, o que pode variar é o critério adotado para sua valoração”.

Considerando esse ponto de vista são varias as possibilidades de atribuição desse valor. Porém, dar-se-á ênfase aos métodos PEPS, UEPS e CUSTO MÈDIO por serem os mais citados pelos autores. Qualquer um dos métodos de valoração dos estoques, quando utilizados nas mesmas condições de quantidades e preços, manterá a situação real das empresas nas mesmas igualdades, com a mesma quantidade de estoque, porém segundo Favaro. H.L. et all (1997, p.253), “os resultados são influenciados pelos diferentes critérios de valoração de seus estoques, que provocam diferença no CMV interferindo assim na obtenção do lucro bruto na Demonstração de Resultado do Exercício”.

Isso quer dizer que os resultados obtidos são diferentes, em conseqüência dos critérios de atribuição de custos utilizados, embora todos tenham como base o mesmo custo de aquisição. A seguir analisá-se os três métodos citados acima.

Antes disso, vale a pena ressaltar que o termo entrada e saída de mercadorias estarão sendo usados no sentido financeiro e não em sentido físico. No entanto, Iudicibus (2000, p.133), relata que “para fins de atender a Contabilidade pode até ocorrer um tipo de fusão entre o controle físico e o controle financeiro, mas é a partir deste último que são feitos o registro contábil”. De acordo com Favaro (1997, p.236), as empresas brasileiras utilizam principalmente o custo médio.

Pois, por este critério o valor médio de cada unidade em estoque altera-se pelas compras de outras mercadorias por um preço diferente. Este método evita o controle de custos por lotes de compras, como no PEPS e no UEPS, mas implica um numero maior de cálculos ao mesmo tempo em que foge dos extremos, dando como custo de aquisição o valor médio das compras. Como observa Iudicibus (2000, p.118): "Por meio desse método, há uma fusão das quantidades decorrentes de novas compras com o custo total do que existia em estoque antes da compra.

O novo custo unitário passa, então, a ser obtido pela divisão desse valor global pelo total de unidades existentes".

O saldo indicará sempre as quantidades em estoque com seus respectivos valores médios, isto é, atualizados sempre em função das últimas compras. Ou seja, somam-se os custos anteriores com os da aquisição atual e divide-se o total pela quantidade de unidades, obtendo-se, assim, o custo médio.

Baseando-se no UEPS para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa nos estoques a partir das últimas compras o que equivale ao seguinte raciocínio: vendem-se ou consomem-se antes as últimas mercadorias compradas.

Para Oliveira (1999, p.193), “o UEPS é o método ideal, sob o ponto de vista teórico, para períodos inflacionários, porque os resultados apurados através dele são mais recentes tornando os lucros menores e como conseqüência a carga de imposto de renda também diminui”. Poderia concluir-se, então que o UEPS implica um lucro com alta qualidade, mas essa conclusão seria incorreta, pois esse método não reflete o fluxo físico das mercadorias já que pode conter custo de itens adquiridos há muitos anos. Na suposição ultimo a entrar primeiro a sair (UEPS), as unidades vendidas são avaliadas pelos custos mais recentes, e, conseqüentemente, as unidades no estoque final são avaliadas pelos custos mais antigos.

Alguns teóricos defendem que o UEPS leva a que as receitas correntes sejam confrontadas com custos correntes, implicando melhor medida do lucro. (STICKNEY, 2001, P.354). Esse é o principal motivo pelo qual no Brasil a legislação do Imposto de Renda na tem permitido o uso desse método para elaborações fiscais, pois de acordo com Favaro H.L.et all (1997, p.236), O UEPS proporciona um maior custo das mercadorias vendidas e, conseqüentemente, um menor resultado. Através desse método a administração tem oportunidade de manipular o lucro, pois se fizer compras no final do período por um preço menor do que o das mercadorias em estoque provocara uma diferença no lucro líquido da empresa postergando, assim, o reconhecimento do Imposto de Renda.

Através do PEPS, a empresa vai dando baixa nos estoques a partir das primeiras compras. Esse ponto de vista é reforçado por Favaro H.L.ett all (1997, p.226), que pensa da seguinte maneira: “O PEPS refere-se ao critério de considerar o CMV correspondente ao custo da compra da mercadoria mais antiga, remanescente no estoque”. Isso equivale dizer que se vendem ou consomem-se antes as primeiras mercadorias compradas.

Na suposição do Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, atribuem-se custos mais antigos às unidades vendidas, e, conseqüentemente, custos mais recentes às unidades no estoque final.

Em outras palavras, admite-se que mercadorias mais antigas são utilizadas em primeiro lugar. Essa suposição é compatível com a boa prática da administração do fluxo físico de mercadorias, especialmente no caso em que os itens se deterioram ou se tornam obsoletos. (Stickney, 2001, p.355). As devoluções de compras efetuadas aos fornecedores serão escrituradas negativamente e deverão ser efetuadas com o valor do custo da respectiva entrada no estoque. Já as devoluções de vendas recebidas dos clientes também serão escrituradas negativamente, porém o valor da devolução deverá ser o valor do custo da respectiva saída do estoque.

Assim, a soma das entradas e saídas do controle de estoques representará o valor das compras e vendas.

Depois de definir que critério deve ser utilizado para valoração do estoque o empresário tem que definir a sua política de estoque. Geralmente as empresas que não possuem uma boa política de estocagem vivem constantemente num dilema: quanto à empresa deve estocar para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos de forma satisfatória? A esse respeito, o Planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque.

Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa. Segundo Erasmo (2006,http://pessoal.sercomtel.com.br/carneiro/contII), “planejar está atividade é fundamental, porque de um bom planejamento virão, por exemplo, uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro maior”.

Por esse motivo, os empresários devem estar atentos aos objetivos da empresa para definir as quantidades corretas de cada mercadoria que deve estar no estoque em um determinado período de tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo.

E, já que o alto custo do dinheiro não permite imobilizar grandes quantias em estoque e que manter uma empresa com uma boa variedade de produtos exige uma imobilização elevada de capital de giro, ele deve saber exatamente o equilíbrio entre a quantidade de compras suficiente para um determinado período de vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opção de escolha.

Para que isso aconteça, é importante que o empresário levante periodicamente a média mensal de compras para compará-las com as vendas e, com isso, saber se o investimento em mercadorias está tendo o retorno desejado.

O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom planejamento. De acordo com Stickney (2001, p.340):"A compra de mercadorias envolve a colocação do pedido, o recebimento e a inspeção das mercadorias encomendadas e o registro da compra. Rigorosamente, o comprador de uma mercadoria somente deveria registrar a compra quando a propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor ara si. Caracterizar quando isso acontece envolve tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas partes".

E para que isso aconteça, é de grande importância a elaboração de uma previsão de compras. Nas empresas comerciais, essa previsão é complicada, pois o numero de mercadorias comercializadas é muito grande.

Como observa Stickney (2001, p.238), “as empresas preferem vender tanto quanto possível, com um numero mínimo de capital ‘empatado’ em estoque”. Por isso, a previsão deve ser elaborada pelos diversos setores funcionais da empresa, observando-se as características e peculiaridades do mercado fornecedor e do comportamento das vendas. É aconselhável que sejam feitas previsões individuais para cada setor ou departamento e reuni-las posteriormente em uma só, facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a previsão de compras, esta deve ser ajustada ás condições financeiras da empresa. Isso deve ser feito em reunião com os encarregados de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo controle financeiro para que se encontre um equilíbrio entre os setores.

A empresa que não faz a previsão de compras encontra dificuldades para manter seus estoques de forma equilibrada. Acabam comprando mercadorias de acordo com as necessidades surgidas correndo o risco de não ter produtos em épocas que o volume de vendas cresce.

Perdendo dessa forma, oportunidade de aumentar suas vendas, perdendo clientes e, consequentemente, diminuído o lucro da empresa. E não tendo a previsão correta de compras, ele pode comprar um volume inadequado de mercadorias aumentando o custo de manutenção dos estoques. Para Stickney (2001, p.362): "Manter estoques – ou como também se diz, carregar estoques - gera custos". Isso ocorre, porque quanto maior a quantidade de mercadorias estocadas, maior será o espaço físico necessário para guardá-las, maior o número de funcionários necessários e maiores os gastos para controle do estoque.

Além disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena quantidade de mercadorias precisa ser mantida em estoque para satisfazer às necessidades dos clientes à medida que elas apareçam. Diante dos fatos apresentados, fica claro que a utilização correta do estoque de mercadorias é fator determinante para a lucratividade das empresas comerciais.

A escolha de um bom critério para atribuição dos custos das mercadorias é um dos passos importantes para uma política de estoque eficiente. Pois, mesmo que todos os critérios tenham como base o mesmo custo de aquisição, tornando suas situações reais idênticas, os resultados obtidos são diferentes influenciando na lucratividade e na carga tributária da empresa. O mais aconselhável dos três critérios pesquisados é o custo médio, pois é o que espelha maior realidade nos custos, no lucro e no estoque final.

Voltá-se a dizer que o único método que não é aceito pela legislação Brasileira do Imposto de Renda é o UEPS, por distorcer completamente os resultados apresentando custo maior, lucro menor e estoque final diverso da realidade.

Outro fator na determinação da lucratividade da empresa é o bom planejamento da previsão de compras. Sendo o planejamento bem feito, fica fácil fazer as compras, já que toda empresa organizada tem seus fornecedores tradicionais cadastrados.

O encarregado de compras deve acompanhar permanentemente os pedidos, principalmente, aqueles que não foram atendidos, pois se os prazos de entrega não forem cumpridos pelos fornecedores, a previsão de compras pode ser prejudicada e, consequentemente, a produção e as vendas da empresa também. Mais um fato notado, é que estocar mercadorias por muito tempo é um fator de diminuição da lucratividade das empresas.

Os produtos devem ser estocados o menor tempo possível, visto que reduz custo de manutenção e indica que o investimento feito pela empresa na compra das mercadorias retornou rapidamente. Enfim, concluí-se que o estoque garante os objetivos principais das empresas comerciais e quando o planejamento é adequado, através de uma política de estoques eficiente, a empresa não fica a mercê da sorte, podendo controlar seus gastos e aumentar sua lucratividade.

Autor: Ivan Gonçalves dos Santos Origem: Artigo inspirado na Monografia, de mesmo título, apresentada à Universidade do Estado da Bahia Campus IX Barreiras como requisito parcial para avaliação na Disciplina Metodololiga do Trabalho Científico do Curso de Ciências Contábeis turma de 2004. Orientadora: Profª.Benevenuta Fátima

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA FAVARO, H.L; LEONARDONNI, C.S; ett all. Contabilidade: Teoria e Pratica. In: Operações com Mercadorias; Critérios de Avaliação de Estoques. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997. OLIVEIRA, Álvaro G.de.Contabilidade financeira para Executivos. In: Correção Monetária dos Recursos Aplicados em Ativos não-monetários; Estoques. 5. ed. Rio de Janeiro: Fun- dação Getúlio Vargas, 1999. IUDICIBUS, Sergio de; MARION, Jose Carlos. Contabilidade Comercial. In: Operações com Mercadorias. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2000. STECKNEY; WEIL. Contabilidade Financeira: Uma Introdução aos Conceitos Métodos e Usos; ed. São Paulo: Atlas, 2001. OPERAÇÕES COM ESTOQUES.

Disponível em: http://pessoal.sercomtel.com.br/carneiro/contII. Acesso em: 01/2006 e 02/2006

Fonte: Administradores.com.br